Team Tools

Sichert und transferiert eure Dateien ganz unkompliziert über den orts- und geräteunabhängigen Datenspeicher Nextcloud. Organisiert eure Projekte, bearbeitet gemeinsam Dateien und verwaltet eure Kalender und Kontakte zentral für euch persönlich und für euer Team.

Im Basispaket installieren wir die Nextcloud auf einem Server mit 8 GB Arbeitsspeicher und 4 geteilten CPU-Kernen. Ihr habt die Wahl zwischen 100GB oder 1TB Speicherplatz – bei Bedarf könnt ihr aber auch später noch jederzeit ein Speicherupgrade buchen. Wir bieten die Möglichkeit, einen Geschwindigkeits-Boost zu buchen, und damit auf 4 dedizierte CPU-Kerne umzustellen, um die Performance der Nextcloud noch etwas zu verbessern.

In der Nextcloud haben alle Benutzer*innen persönliche Ordner. In Gruppenordnern verwaltet und bearbeitet ihr Dateien gemeinsam. Bei Bedarf teilt ihr Daten ganz unkompliziert mit externen Personen. Die Nextcloud nutzt ihr am PC oder über die zugehörige App.

Euch stehen außerdem persönliche Kalender und Team-Kalender zur Verfügung, die ihr ebenfalls in- und extern mit anderen Personen teilen könnt. Eine Synchronisation mit Smartphones und Kalender-Programmen mittels CalDAV ist ebenfalls möglich. Ihr könnt in der Cloud auch eure Adressbücher pflegen, die mittels CardDAV mit E-Mail-Programmen und Smartphones synchronisiert werden können.

Organisiert eure Projekte und Aufgaben ganz übersichtlich in interaktiven Kanban-Boards. Auf dieser Art digitaler Pinnwand könnt ihr Informationen auf Karten notieren, sie per Drag and Drop nach Priorität sortieren und Teammitgliedern Aufgaben zuordnen.

Führt im Chat Gruppen- und Einzelgespräche und teilt Links und Dateien miteinander. Der auf Matrix basierende Chat Element bietet euch eine sehr sichere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, und ihr habt keine Begrenzung bei der User*innen-Zahl. Zudem habt ihr die Möglichkeit, mit dem gesamten Matrix-Netzwerk zu chatten – der Matrix-Server kann aber auch unabhängig vom Netzwerk betrieben werden. Ihr könnt den Chat über ein Client-Programm nutzen, alternativ nutzt ihr einen Browser oder die Element-App.

Alternativ könnt ihr euch für Rocket.Chat entscheiden. Tauscht euch dort in Projektkanälen aus, diskutiert in Chatgruppen oder im Einzelgespräch und plaudert im Pausen-Kanal. Ihr könnt den Chat in allen gängigen Betriebssystemen nutzen und ihn im Browser oder in der App aufrufen.

Das Ticket-System Zammad stellt eingehende Anfragen übersichtlich dar und bündelt die komplette Kommunikation für die Teammitglieder einseh- und bearbeitbar an einem zentralen Ort. E-Mails, Anrufe, Notizen – euch geht keine Information verloren. Automatisierungsfunktionen, wie Antwortblöcke und Terminerinnerungen sparen euch einiges an Zeit und Aufwand!

Im browserbasierten Passwortmanager Passbolt speichert ihr eure eigenen Zugänge sowie Team-Passwörter sicher ab und verwaltet sie zentral und sicher. Damit haben alle Teammitglieder immer die aktuellen Zugangsdaten zur Hand – natürlich Ende-zu-Ende verschlüsselt. Ihr könnt außerdem individuell oder über Gruppenzuordnungen genau festlegen, wer auf welche Passwort-Informationen Zugriff haben darf. Die Benutzung erfolgt über diverse gängige Browser oder über die Passbolt-App.

Für das Verwalten von Wissen innerhalb eurer Organisation bietet sich wiki.js an. Dokumentiert Informationen und Prozesse ganz übersichtlich in einer eigenen Datenbank, basierend auf wiki.js. So könnt ihr effizient arbeiten und ihr vermeidet Fehler und unnötige Diskussionen. In eurem Wiki finden alle Beteiligten dank der thematischen Organisationsstruktur ganz schnell Antworten auf ihre Fragen. Auch die verdigado nutzt diese Wiki-Lösung, die ihr euch hier ansehen könnt: https://wiki.verdigado.com

Manche Themen lassen sich einfach schneller im direkten Gespräch klären. Wenn eure Kolleg:innen nicht im selben Büro sitzen, ist eine mit wenigen Klicks gestartete Videokonferenz Gold wert.

verdigado hostet für euch Instanzen des Videokonferenz-Systems Jitsi Meet – eine sehr intuitive Anwendung. Eure Instanz erhält eine eigene URL und wird mit eurem Logo und in eurer Farbgestaltung bereitgestellt. Auch virtuelle Hintergründe in eurem Design sind möglich.

Plant Meetings und ladet Teilnehmende dazu ein. Im Meeting könnt ihr unter anderem euren Bildschirm teilen, etwa um euer Browserfenster, Dokumente oder Präsentationen zu zeigen.

In Jitsi-Konferenzen steht euch auch ein Chat zur Verfügung, und ihr könnt kleinere Umfragen starten. Bei Bedarf wechseln Teilnehmende innerhalb einer Videokonferenz in virtuelle „Breakout-Räume“, etwa um Themen in kleinerer Runde weiter zu besprechen. Auch virtuelle Reaktionen sind in den Konferenzen möglich, um beispielsweise eine Zustimmung signalisieren zu können.

Ihr könnt den Zugang zu euren Meetings absichern, indem ihr ein Passwort vergebt und/oder einstellt, dass ihr wartende Personen manuell hereinlassen möchtet. Meetings lassen sich aufzeichnen, wobei ihr auch einstellen könnt, dass nur euer eigenes Kamerabild und eure Tonspur aufgenommen werden sollen.

Auf meet.verdigado.com könnt ihr euch ansehen, wie wir selbst Jitsi Meet nutzen. Gerne planen wir mit euch die genaue Ausgestaltung eurer Jitsi Meet-Instanz. Preise nennen wir euch auf Anfrage.

Wir können ein zentrales Login- und Berechtigungsmanagement für eure Mitarbeitenden, beziehungsweise für eure Mitglieder, einrichten. Damit kennen wir uns sehr gut aus. Wir verwenden unter anderem die Single Sign-On-Anwendung Keycloak.

Mit Keycloak braucht jede:r Berechtigte nur noch einen Satz Zugangsdaten für all eure Anwendungen! Jede Person sollte für sich ein sehr sicheres Passwort wählen, hinzu kommt eine Zweifaktor-Authentifizierung via Authenticator-App oder SMS. Sagt ade zu unsicheren Passwörtern und Durcheinander bei den diversen Login-Daten!

Mit Keycloak sind eure Accounts besonders gut abgesichert, da ihr eure Kennwörter nicht mehr in den Anwendungen selbst eingebt. Das ist im Fall einer Kompromittierung einzelner Anwendungen ein entscheidender Vorteil, da niemand eure Zugangsdaten auslesen und beispielsweise gegen euren Willen verändern kann.

Wir können das zentrale Zugangsmanagement mit eurer Mitgliederdatenbank verknüpfen, sodass dort gespeicherte Gruppenzugehörigkeiten und Berechtigungen der Mitglieder in den Anwendungen direkt mit berücksichtigt werden. So sieht beispielsweise nur der Vorstand im Cloud-Speicher den Vorstands-Ordner, und nur die Mitglieder einer bestimmten Arbeitsgemeinschaft können die entsprechenden Dateien der Arbeitsgruppe einsehen.

Die Verwaltung der Keycloak-Zugänge obligt bei euren Admins. Diese können sie ohne großen Aufwand zentral aktivieren, ändern und deaktivieren. verdigado entwickelt die Systeme auch selbst weiter. Beispielweise haben wir den „Keycloak 2FA SMS Authenticator“ programmiert, der Zweifaktor-Authentifizierungen auch via SMS ermöglicht.

Gerne planen wir mit euch die Ausgestaltung eines zentralen Login- und Berechtigungsmanagements, das perfekt zu euren Bedürfnissen passt. Preise nennen wir euch auf Anfrage.