Wir stellen vor: Zammad, das Ticketsystem

Bearbeitet eure Kommunikation übersichtlich und effizient.

Wir möchten euch heute ein Team Tool vorstellen, das wir selbst täglich intensiv nutzen, und das uns und vielen KundInnen die Arbeit enorm erleichtert: Das Ticketsystem Zammad.

Bearbeitet ihr als Team oder Gremium viele E-Mails und andere Nachrichten? Dann können wir euch die Open-Source-Anwendung Zammad ans Herz legen, die wir bei verdigado für euch betreiben: Wartungen, Updates, Backups – wir kümmern uns um alles.

Wir selbst nutzen das Tool für Anfragen an unseren Support und beispielsweise für Themen, mit denen sich die Mitarbeitenden an die Leitung wenden. Bei euch könnte Zammad beispielsweise zum Einsatz kommen für E-Mail-Anfragen von InteressentInnen oder KundInnen. Auch im Mitglieder- und Spendenmanagement ist das Tool sicherlich sehr nützlich. Auch Nachrichten an Vorstand, Geschäftsführung oder Buchhaltung lassen sich mit der Anwendung vorsortieren und transparent bearbeiten. Die Optionen sind vielfältig.

Aber beginnen wir ganz vorne: Ein Ticketsystem, was ist das eigentlich?

In Ticket-Systeme könnt ihr eure gesamte Kommunikation einspeisen. An Zammad könnt ihr beispielsweise verschiedene E-Mailadressen und Webformulare anschließen. Auch Telefonie-Anwendungen wie Sipgate und Placetel lassen sich anbinden, ebenso WhatsApp und SMS. Bei der Einrichtung unterstützen wir euch gerne.

Das Zammad-Portal ruft ihr über reguläre Internetbrowser auf. Dort eingeloggt seht ihr auf einen Blick, ob neue Nachrichten eingegangen sind, wie viele E-Mails beantwortet werden müssen, und an welchen Anfragen bereits Kolleg*innen arbeiten. Das schafft einen guten Überblick und spart viel Zeit.

Klickt auf das Bild, um die Übersicht zu sehen

Ihr könnt Zammad übrigens vorgeben, dass Anfragen von bestimmten Absender*innen oder mit bestimmten enthaltenen Stichworten automatisiert weiterverarbeitet werden. Das System weist sie dann beispielsweise direkt den passenden Teams zu oder versendet vordefinierte Antwortnachrichten.

Vorlagen, Textbausteine und Checklisten

Für wiederkehrende Themen empfehlen wir euch, Vorlagen und Textbausteine anzulegen. Recht neu und sehr praktisch sind außerdem die Checklisten: Legt eigene Checklisten an, fügt sie bei Bedarf den Tickets hinzu und arbeitet die Punkte dann übersichtlich alleine oder im Team ab.

Ein Highlight ist außerdem die integrierte Chatfunktion. Sofern euer Website-System mit Zammad kompatibel ist, was wir gerne für euch prüfen, könnt ihr auf eurer Website einen Chat anbieten und die Nachrichten ganz unkompliziert via Zammad beantworten.

Was uns bei Zammad überzeugt
  • Die gesamte Kommunikation wird für das Team einfach und effizient organisiert.
  • Keine Nachricht wird übersehen oder liegt nur in einem persönlichen E-Maileingang.
  • Bei Bedarf können KollegInnen jederzeit Vorschläge beisteuern oder übernehmen.
  • Vertretungen können nahtlos einspringen, ohne Informationslücken und lange Übergaben.
  • Die gesamte Kommunikation ist an einem Ort gespeichert und einsehbar.
So sehen Tickets in Zammad aus. Inhalte und Personendaten sind aus Datenschutzgründen unkenntlich.

Zammad hat zahlreiche nützliche Funktionalitäten. Hier einige Highlights:

  • 40 Sprachen unterstützt Zammad aktuell.
  • Kund*innen können eigene Tickets sehen und mitverfolgen.
  • Integration von u. a. Whatsapp, SMS, Facebook und Telegram.
  • Individuelles Dashboard zeigt Mitarbeitenden ihre aktuellen Tickets an.
  • Automatische (Zwischen-)Speicherung. Keine Information geht verloren.
  • Volltextsuche durchsucht alle Tickets und deren Anhänge.
  • Anbindung an Slack oder Microsoft Teams für Zammad-Notifications.
  • Mobile Ansicht ermöglicht Nutzung auf Smartphones und Tablets.
  • Zentrale Bearbeitung und Archivierung eurer Anfragen.
  • Abwesenheits- und Vertretungsmanagement für nahtlose Übergaben.
  • Konfliktfreies Arbeiten: Zammad warnt bei zeitgleicher Ticketbearbeitung.

Weitere Informationen zu Zammad und anderen Team Tools findet ihr hier.

Lasst euch Zammad gerne von unserem Support näher erläutern. Hier könnt ihr einen Beratungs-Call buchen. Anrufen könnt ihr uns unter +49 (0)30 629339080.

Alternativ ist das Support-Team über support@verdigado.com erreichbar und nimmt eure Anfrage dann gleich via Zammad entgegen 🙂